一文解析采购供应商管理软件与销售管理的介绍！

什么是销售管理？

销售管理是指管理与贵公司产品和服务销售相关的信息（资金和产品状态/流量）。妥善管理不是一件容易的事，因为它涉及非常广泛的任务，例如产品收货/发货、采购、发货和收款。过去，销售管理是通过表格、单据等纸质形式进行的，但近年来，使用采购供应商管理软件进行管理的案例越来越多。

销售管理的好处

收支可视化

销售管理让您的收入和支出一目了然。可以将收支平衡，例如何时销售多少产品，是否收取费用，以及每个部门的利润有多少，可以可视化，以防止漏费和新业务。您也可以使用制定管理决策时的销售管理数据，例如。

简化业务管理

通过系统地管理销售、制造和销售流程，可以简化业务管理，例如何时需要多少产品以及需要多少库存。通过管理销售，可以减少库存过多和库存不足等人为错误。

提高客户满意度

通过管理到货、库存、交货期等，可以通知客户最短和准确的交货期。通过管理销售，您可以改善客户服务并提高客户满意度。

销售管理流程

受注管理

提供报价

我们向客户提供商品和服务的数量、数量和交付日期的估计。在某些情况下，由于客户协商或协商，金额、交货日期、数量等可能会发生变化。

签订合同

我们将根据报价签订合同。我们还同时协商产品保证、免责声明、交货日期、付款期限等。在与新客户签订合同的情况下，我们还同时管理和注册客户信息。

受注业务

接收客户订单是一项业务。下单工作流程是接收和确认采购订单内容、创建订单单、发送订单确认等一系列工作。

请求管理

请求业务

我们将根据客户的订单发货，并在确认发票金额后开具发票。中小型企业可以使用 Excel 以自己的格式创建发票。经公司批准后，发票将通过邮件或电子邮件发送。

收款业务

提出要求后，我们将在截止日期前收取费用。如果您已完成计费流程但未在到期日之前付款，则需要提醒您的业务伙伴。通常，会创建提醒并将其发送给业务伙伴。

库存控制

受払业务

管理产品库存、数量和金额等日常活动（收货/发货）。您应该始终保持适当的库存，没有短缺，也没有多余的库存。

实物盘点业务

由于存在记录错误或丢失的可能性，请检查实际库存以确保记录的数据和产品或数量正确。如果它们不匹配，请更正库存数据，然后调查偏差的原因。

购买依頼业务

提出材料采购请求是一项业务。有通过设置日期和星期几定期下订单的定期订购点方法，以及根据库存量下订单的固定数量订购点方法。

采购管理

估计

在制造业中，采购部门通常会发出采购申请，询问采购部门想要什么以及想要多少。然后，采购部门根据采购申请要求供应商提交报价。如果供应商未确定，请先请一些潜在供应商出示报价单，然后再选择供应商。

签订合同

我们将安排订单数量、交货日期、付款方式等。完成合同订立后，下一步是创建采购分类帐。采购分类账用于填写购买时间、购买者、购买什么产品以及购买了多少的详细信息。

命令

根据合同，我们将向您发送一份采购订单（订单表格），其中描述了要订购的产品、数量、交货地点等。当收到对方的收据时，订单就完成了。

到货检查

当产品交付时，我们将对其进行检查并将采购单提交给会计。我们会根据采购订单检查产品，数量是否已经发货，产品是否有缺陷。通过采购来购买物品并在一段时间内处理费用是很常见的。

支付

我们将根据供应商开具的发票处理付款。我们将在截止日期前完成付款，一张一张填写提款单，然后进行申请工作。提款单描述提款日期、提款单、供应商、付款方式、采购金额等。

运输/交付管理

出荷业务

根据销售订单单，输入销售单并创建发货指令。根据该出货指示，库存管理负责人准备出货。此外，将产品交付给业务伙伴时，需要提供交货单和收据。

送货业务

在交付产品的同时，我们会将交货单和收据交给业务伙伴。即使您检查了内容，也会要求您在收据上签名并确认，然后将其带回您的公司。库存管理负责人根据交货单和收据的副本创建销售单。然后，将创建的销售单传递给会计人员。

什么是采购供应商管理软件？

采购供应商管理软件是一个可以管理一系列销售管理操作的系统，这些操作涉及非常广泛的任务，涉及使用计算机进行的复杂工作。通过将以前由 Excel 等管理的工作系统化，可以大大提高工作效率。在选择采购供应商管理软件时，要了解每个产品的特点，选择适合自己公司的软件。下面，我们将解释其优点、注意事项和可供选择的要点。请咨询正在考虑引进销售软件的公司负责人。

引进采购供应商管理软件的优势

办公室工作效率

没有引入采购供应商管理软件的公司经常使用 Excel 来管理他们的数据。Excel是世界上广泛使用的电子表格软件，使用方便，充分利用各种功能，可以链接各种信息。但是，很难将其用作整合整个销售管理的数据库，并且采购/销售金额和库存数量等信息通常会针对每个文件或表格进行分离。在这方面，使用采购供应商管理软件，您只需输入一次信息，它将立即反映在从订单到销售和库存管理的所有分类账中。由于您不必像以前那样通过参考数据在文件和工作表之间来回走动，因此您可以期待更高效的办公工作。此外，还具有可以防止重复投稿等错误的优点。

集中管理，信息共享更轻松

如果您使用采购供应商管理软件，您可以集中管理与销售管理操作相关的信息。信息可以在不同部门之间轻松共享，并且可以减少由于管理差异导致的错误。此外，根据软件的不同，您可以通过互联网从外部登录采购供应商管理软件。无论您是出差还是出差，还是在工厂工作，您都可以轻松查看准确的实时数据。

通过消除多余的库存等来降低成本

如果信息脱节，可能无法准确掌握库存商品的数量，或者可能导致订单响应延迟。这会导致购买比实际产品更多的产品，并且更容易拥有过多的库存。另一方面，通过采购供应商管理软件，您始终可以实时了解确切的库存数量，因此您可以快速购买所需的数量。如果有浪费的库存，存储成本会增加，如果有到期日，最坏的情况是必须处理掉。引入软件的另一个优点是可以抑制这些不必要的成本。

销售数据可用于营销

此外，采购供应商管理软件还具有各种数据分析功能。例如，可以按时间序列和客户属性进行比较，例如每个季节的畅销产品和每个年龄段的热门服务。因此，软件中积累的销售数据越多，作为营销材料的价值就越高。没有办法不在您的销售策略中使用它。采购供应商管理软件也有助于快速掌握消费趋势，修正轨迹，更有效地开展业务。

引入采购供应商管理软件的弊端

安装和运行软件需要花钱

采购供应商管理软件原则上是收费的，根据软件的规模和种类，金额会有很大差异。一般来说，只支持销售管理的软件往往价格偏低，而随着生产控制、财务会计等功能的增加，价格也有成比例上涨的趋势。软件大致分为“云型”和“包型”两种。云型通过互联网提供服务，包型在内部构建系统。通常，云型比较便宜，每月费用在几千日元到几万日元左右。最近，这种云类型正在成为主流。此外，如果是封装类型，则由于可以为每个公司定制，因此往往会很昂贵，而且在许多情况下要花费数十万日元或更多。

我必须记住操作

它不仅限于销售管理，而是需要一定的时间来学习和掌握新软件的操作。这在某种程度上是不可避免的，但如果很难理解如何使用它，或者如果训练系统马虎，那就需要太长时间才能适应它。如果工作量增加而网站因引入软件而感到困惑，那就是失败了。介绍时，重要的是在选择时仔细考虑可用性，并对负责人进行认真的演讲。出于同样的原因，您还应该避免使用具有不必要的许多功能的软件。

比较采购供应商管理软件的要点

是不是具有适合贵公司应用的功能和成本的软件？

采购供应商管理软件的成本因软件而异。从小型办公室的低价软件到大型办公室的功能导向软件，考虑引入满足您公司需求的采购供应商管理软件。在某些情况下，我们引入了采购供应商管理软件，但成本高于预期。在许多情况下，这主要是由于检查了初始成本，但未正确计算运营成本。让我们在根据员工人数和要使用的功能进行介绍之前，先进行试算，然后安装采购供应商管理软件。

覆盖公司整个销售业务

采购供应商管理软件应用于各个行业，主要是批发和零售行业。视业务类型而定，有特殊交易和异常账户，应尽量选择对公司好用的。在功能方面，我们必须按比例覆盖所有销售业务。一般情况下，默认需要管理类别，例如订单、发票、发货、库存、采购和付款。即使您在介绍后发现短缺，也将是一个较晚的节日。您必须使用另一个软件分两个阶段进行管理，这偏离了最初的目的。另外，请事先确认是否可以根据贵公司的销售管理状况进行详细设置，例如每个客户的税率、折扣率和每个客户的截止日期设置。只有能够轻松处理违规行为，才能体会到采购供应商管理软件的便利性。

易于管理员使用

如果软件本身很难使用，办公工作就会变得复杂。它也可能被滥用并导致意外错误。因此，在选择软件时，要充分考虑管理负责人的意见。例如，通过在安装软件之前让管理负责人参加销售计划会议或与销售店负责人开会，可以了解办公室工作人员的意图。此外，根据软件供应商的不同，可能会有免费试用期或软件的演示版。充分利用此类服务并检查其可用性可能是个好主意。

能够顺利应对业务变化

公司改变或扩展他们的产品和业务是很常见的。如果您仅通过查看当前交易来选择软件，您以后可能无法处理它。因此，在做出选择时，一定要在一定程度上向前看。另外，如果您是售后跟进良好的供应商，如果您想赶紧做出改变，您可以放心。如果业务变化难以预测，又想每次都自定义管理系统，可以考虑用自己的“包式”服务器进行管理。如上所述，缺点是成本高，但从长远来看，它可能相当便宜。