协同办公系统对公司的好处

　　团队队合作现在是任何业务顺利运行的标准做法。项目越来越跨职能，协作工作现在是项目管理的一个关键方面。然而，同样的陷阱仍然存在——在会议上花费了太多时间、太多的电子邮件讨论以及太多的工作要做。项目难以取得进展，延误不可避免，预算超支。

　　企业数字化转型的时机已经成熟，现在应该以真正的公司协同办公系统的形式为员工提供发挥潜力的工具。

　　什么是协同办公系统?

　　协同办公系统是一个虚拟工作空间，其中资源和工具集中在一起，旨在促进企业项目工作中的沟通和个人互动。这自然意味着提供对信息的访问，但更重要的是，鼓励直接通过平台进行项目跟踪方面的协作：

　　项目更新、监控和管理;

　　文件共享(电子表格、演示文稿、文本文件等);

　　就正在进行的举措交换信息和交流。

　　协同办公系统的目的是通过简化项目监控任务和提高效率，使员工能够更好地协同工作。对于寻求生产力、财务节省和提高员工福利的企业而言，这样的平台是一种创新的解决方案。

　　根据相关项目的类型，存在不同类型的平台。一些解决方案将适应所有项目，而另一些则需要一些定制。无论如何，建议选择满足您在协作方面的主要目标的解决方案：

　　项目组合管理;

　　持续改进;

　　创新发展。

　　为什么要使用协同办公系统?

　　首先，协同办公系统可以节省您的员工时间。事实上，业务流程越来越复杂，项目和目标越来越多，员工使用的工具越来越多样化。如果这种碎片化有时可能意味着重新获得敏捷性，也可能意味着效率下降，更重要的是，管理方面的整体一致性。

　　因此，协同办公系统的使用为用户提供了在理想条件下工作的可能性，方法是将员工所需的所有信息集中在一个地方，并简化日常任务——报告、更新、通过电子邮件发送或接收信息等。

　　因此，这样的平台提供了四个主要好处：

　　1员工的精力再一次用在价值创造上

　　如果您已经体验过使用Excel进行项目管理时遇到的困难，那么您将了解为员工提供更直接、更易于使用的工具的好处，让他们可以将精力投入到真正创造价值的工作中。太多的组织仍然导致他们的员工浪费时间寻找信息，以便他们可以更新过时的PM系统中的项目监控。

　　2改善项目沟通

　　与项目相关的沟通既涉及经理希望共享的信息(目标、指令、进度、项目进度等)，也涉及员工完成日常任务所需的信息。使用协同办公系统的集中化可以在正确的时间提供正确数量的正确信息，例如仅向相关个人显示的给定项目的通知。

　　3促进知识回收

　　这方面远非微不足道，但在企业中尚未得到充分利用，通常是由于时间不足。协同办公系统可以逐渐成为真正的内部知识库。员工可以利用以前的经验和专业知识，而不是为每个新项目重新发明轮子。这构成了真正的优势，并进一步节省了时间和能源。

　　4产生想法并培养创新的发展。

　　对于希望鼓励参与式创新的企业来说，协同办公系统不仅是一个优势，而且是必不可少的。除了设定创新的范围(欢迎哪些想法的主题、用于分析和选择收集的想法的方法等)之外，还可以让员工增强其他人的建议，并监控想法发展为倡议，以至于它们成为实际项目。

　　将您的组织拆散，并将人员组件完全整合到您的项目组合中，为您的员工提供新的动力。

　　选择协同办公系统

　　值得重申的是，协同办公系统的主要功能是替换使用的各种不同的系统，以方便员工的工作。它不是一个额外的系统。这是练习的一个基本方面，在考虑选择解决方案时应牢记。它将能够正确确定有用的功能，并选择适合其最终用户需求的精心设计的系统，确保平台被接受并成功部署。

　　要选择最合适的解决方案，以下步骤将帮助您将目标与确定的用户范围保持一致，从而做出全面的选择：

　　设定使用平台要达到的目标：第一阶段将有助于确定业务需求，正式设定预期结果和衡量标准。

　　确定平台在业务中的使用范围：是用于项目管理，还是建立知识库，还是鼓励协同创新?这确保了重点仍然固定在目标上……

　　通过专注于用户的利益和他们将节省的时间来预测变更管理，以确保他们对新系统的认可和未来参与。

　　确定将领导过程的项目发起人：这些人必须以身作则，充当过程专家，并建立成功所需的意愿和动力。

　　最后，检查使用平台是否符合企业文化。尽管协同办公系统非常流行，但必须确保企业文化适合更加开放和敏捷。

　　一旦确定了这些要点，您将更好地准备从市场上的各种平台中进行选择，并且重要的是，确认符合您要求的功能。

　　协同办公系统的优先功能

　　有许多解决方案可用，有些是通用的，有些是更专业的，因此它们具有特定的功能来匹配所寻求的目标。

　　以下是可以适应所有需求的协同办公系统的主要功能：

　　可访问性：任何工作人员都必须可以随时从任何工作站或设备(移动性、跨平台)访问该平台。这意味着您的员工可以在需要时随时拥有任何文件和工作工具。

　　直观、直接且用户友好：如果您希望员工接受并愿意使用该解决方案，那么除了节省时间和提高效率之外，还必须为他们提供一个设计良好、易于使用且几乎不需要培训的平台.

　　内容搜索：使查找文档、信息、项目或档案尽可能简单和快速。

　　全面的项目监控：无论使用何种平台，可以从头到尾监控项目，从最初的想法到完成的平台是首选。

　　概述：选择一个为您提供鸟瞰图、决策支持功能、准确和相关的KPI以及综合概述的平台。