项目档案协同的3种主要类型：协作、归档和交易

在过去的几年里，项目档案协同已经分为两个不同的类别之一：事务性或协作性。顾名思义，事务性内容与企业日常使用的案例管理内容直接相关。另一方面，协作内容与人们为积极完成工作而跟踪的所有与项目相关的文档有关。

过去，这两者都将通过企业内容管理系统（也简称为ECM）来处理。不幸的是，这导致人们试图根据哪些技术有助于解决他们的内容问题来划分他们的工作流程。实际上，如果根据他们正在使用的内容类型划分工作量，事情会更有成效。

为此，任何现代企业都需要了解三种主要的内容类型：协作内容、档案内容和交易内容。

协作内容的基石

如前所述，大多数企业使用的第一种主要内容类型与协作内容有关。也就是说，存在于人们用来更有效地在项目中相互合作的系统类型中的内容类型。这些系统的示例包括但不限于Slack、Teams甚至“老派”电子邮件协作等系统。

这些系统的目的很明确：它们应该优化人们一起工作的方式。

问题在于，尤其是在我们目前生活在快节奏的现代时代，协作内容是最有可能随着时间的推移而“迷失”的类型。人们在如此多的系统上协作处理如此多的不同文档，以至于组织并不真正了解他们拥有什么——更不用说它恰好在哪里了。 

他们的协作内容增长速度比他们意识到的要快，加上缺乏有效的存储和有效的分类，这意味着大多数企业很快就会留下大量的内容，并且没有真正的方法来理解这一切。

档案内容

这直接进入了下一个最常见的内容类型：档案内容。这是指那些可能没有紧迫的短期需求但企业仍然不想摆脱的文件或其他材料。

通常，档案内容要么是从ECM解决方案中淘汰的内容，要么是从文件共享、协作解决方案和其他人们刚刚被内容超载的领域收集的内容。

为了成功管理档案系统，人们需要能够识别和分类内容，以便他们能够确定何时最好永久处理这些内容。自动元数据分类工具对此至关重要，因为它们不仅有助于将高质量数据与低质量数据进行分类，而且还有助于删除重复内容并解决其他挑战。

交易内容时代

最后，我们得出了事务性内容的概念：即为支持所有这些不同内容系统而构建的项目档案协同。Teamface企典等解决方案将最好的CRM、ERP甚至自定义案例管理系统结合在一起，所有这些都可以打破数据孤岛，并确保企业在任何时候都能完全了解他们的企业。

这里的主要好处是员工可以在一个系统中工作，并且可以访问他们需要的所有关键数据，无论这些数据存放在哪里。您不仅仍然保持让人们更好地合作的好处，而且他们可以从地球上任何具有有效互联网连接的设备远程进行。在这里，数据从创建的那一刻起就被存储在外部——这意味着随时随地访问关键见解和其他重要文件几乎已成定局。

最后，在选择正确的项目档案协同和解决方案以满足业务不断变化的需求时，了解您的选择非常重要。如果执行得当，大多数员工不应直接与项目档案协同交互。他们不应该仅仅为了在一个文件上完成工作而使用七个不同的系统。

他们应该可以访问一个点，为他们提供与内容交互和开展业务所需的一切，同时与企业的其他部分保持同步。这就是为什么像Teamface企典这样的解决方案如此重要的原因：它们在保证这一点方面大有帮助。