如何购买人力资源系统——为您的企业找到合适的HR系统！

前言

人力资源的重要性和复杂性正在增加。这就是为什么越来越多的HR领导者正在寻找技术解决方案来自动化日常任务，作为回报，他们有更多时间在他们的专业知识最能增加价值的领域为他们的同事提供支持。

一、您需要人力资源系统的10个理由

让我们开始吧！既然您已经走到这一步，我们相信您已经知道使用正确的系统将您的HR数字化可以使您的组织受益。但是您真的知道现代人力资源系统可以为您做什么吗？
实施人力资源系统不仅应该转移当前流程并使它们数字化，还应该挑战您重新思考和重组您的工作方式。
在考虑购买HR系统时，最好退后一步并确定现代HR解决方案的好处——尤其是您的组织可以如何从中受益。
以下是有助于推进变革的十个充分理由。其中许多来自我们在国内调查中的人力资源（2021年）。

1.技术支持人力资源的更大变革

几十年来，人力资源专业人员的角色一直在变化，而且没有放缓的迹象。技术是向下一波人力资源转型的核心，人力资源部门巩固了其对组织不可或缺的地位，并在高层表中占据了一席之地。
人力资源的作用正日益朝着实现业务成功的方向发展。人力资源专业人员不再只是“人”。相反，他们在最高决策表上占有一席之地。能够显示人力资源工作对底线和组织有效性的影响通常支持这种变化。
因此，人力资源系统也在转型。现代人力资源系统不应该只是减轻日常人力资源工作负担的简单应用程序。相反，它应该是支持全方位人力资源活动的专用技术解决方案。
作为人力资源专业人士，您现在拥有比以往任何时候都更好的工具来充分利用您的专业知识，并最终为您的组织的成功做出贡献。

2.正确的系统可以让你腾出时间去做你喜欢的工作

根据一项研究加州大学有效组织中心的，只有四分之一的人力资源专业人员的时间花在技能和职业发展等增值任务上，以及履行他们作为企业战略合作伙伴的角色。
如果没有人力资源系统，您当前的流程会让您在日常任务上花费比您希望的更多的时间，而在增值专家工作上的时间却不够——人力资源专业人员真正证明自己价值的工作。

3.成为先行者——不是每个人都在那里

一些人力资源部门仍然很少使用技术。他们可能有一组不同的软件来执行特定任务，例如管理工资单或处理招聘。软件系统可能不会相互交流，从而在数据的流动、管理和质量方面造成障碍。
我们在2021年进行的一项调查发现，在国内地区接受调查的组织中，略高于74%的组织拥有全面的人力资源解决方案。这些解决方案是否具有前瞻性尚有待商榷，因为三分之二的受访者打算在未来两年内提高人力资源数据管理的自动化程度。

4.要做出数据驱动的决策，您需要正确的工具

这些天我们有过多的数据。从本能驱动转向数据驱动决策需要人力资源专业人员具备理解数据的技能和技术。否则，我们将面临不断增长的海量数据，以寻找隐藏在其中的针头
多数人力资源专业人士来说仍然意味着“报告”，这是一个具有合理可信度的领域(1.93)。对预测分析的信心甚至更低(1.59)。很明显，两者被谈论的远比实际使用的要多。没有数据，就没有分析。将人员数据收集到统一的HR系统中是构建HR分析功能并能够从系统提供的一切中受益的第一步。

6.预测分析是一个值得把握的机会

很少有组织能够充分利用HR分析，而能够充分利用预测分析的组织就更少了。在良好数据和正确使用的支持下，预测分析可以识别不同事件之间的因果关系，例如工作场所搬迁和保留。
确定员工流失的原因可以帮助人们避免离职并减少员工流失，这通常可以为整个组织节省成本。

7.正确的人力资源系统支持发展计划，例如能力管理

HR的范式转变意味着所使用的技术必须支持不同的开发计划和流程，而不仅仅是行政工作。我们的调查将能力管理确定为国内人力资源专业人士关注的主要领域之一。能力管理是一个热门话题，因为它涉及技能差距分析、继任计划以及能力分析和剖析。
在管理能力图、将能力与工作角色和业务战略联系起来时，平均评分为2或以下。这意味着大多数受访者认为他们正在努力应对挑战，尽管这是受访者中最常见的优先领域之一。

8.变更管理和监督工具

我们的调查发现许多HR专业人士存在问题的另一个领域是监督，并且缺乏支持这一点的工具。95%的受访者认为在管理流程和透明度方面还有改进的空间。
同样，团队领导的流程和工具已准备好改进，尤其是用于管理变革的流程和工具。变革管理是许多组织的一个重要问题，越来越期望人力资源部门在其中发挥领导作用或发挥积极作用。

9.移动

移动设备统治着我们的生活。然而，在国内调查中，只有大约三分之一的HR受访者使用移动设备上的HR工具。鉴于技术状态以及我们的生活和工作方式，无论何时何地都可以选择访问关键的人力资源工具至关重要。这就是为什么任何现代HR软件都应该提供出色的移动工具的原因。

10.找到合适的技术可以让你自由地做出专家决定

总而言之，管理和开发HR流程需要正确的技术。人类根本无法有效处理那么多数据。然而，一个好的系统提供的信息和分析可以让HR人员更有效地做计算机真正做不到的事情——做出专家决策。
 

二、购买流程步骤

第一步是考虑您的组织和您的需求。你可以反思的一些事情是：

1. 组织规模

2. 人力资源运营的特点

3. 您对系统的必备条件是什么？

4. 使用新系统可以快速取得哪些胜利？哪个可以等？

从小事开始是好的，因为实施是一个大项目。

写下技术系统要求的初步清单

列出人力资源系统的所有要求绝对值得付出努力。通过在本指南中添加小练习，我们使任务变得更容易一些，这将帮助您为您的系统要求制定计划。

进行研究并熟悉可用的不同选项

网上有很多有用的指南和材料，您可以阅读这些指南和材料进行自我教育。我们还建议您讨论您的网络、获取建议并访问活动，以便事先熟悉不同的系统和系统供应商。

联系系统提供商并安排演示会议

一旦您对自己想要什么有了更清晰的认识，就可以深入了解细节并开始熟悉不同的系统。测试演示在任何阶段都很有用，但最好在尝试之前做一些功课。

不断与供应商讨论您的需求

请记住在流程的所有阶段提前与供应商进行积极对话。

1. 您的起点和终点可能看起来不同，您可能需要重新考虑您的流程。与您的供应商一起讨论想法，并对想法持开放态度。

2. 如果您的组织很大并且对实施项目知之甚少，聘请外部顾问可能有助于帮助您进行变更管理。

在内部让合适的人参与

谁在做决定？如果人数比您多，请尽早让他们参与，并确保为您的购买建立论据或商业案例。

1. 确保您知道自己的预算情况。

2. 谁是利益相关者？与IT、CEO、CFO和任何其他相关利益相关者进行讨论。

3. 购买系统后，让管理人员和其他系统用户参与进来，使实施和变更管理更容易。
    

三、如何选择合适的人力资源系统和系统供应商

没有人想被错误的系统或错误的系统提供商所困扰。您对人力资源系统的选择基本上归结为两件事：
1.要求系统
2.与你的的关系系统供应商。
让我们首先考虑系统要求。人力资源系统最重要的任务之一是存储、验证和更新您拥有的数据。
换句话说，要创建由技术支持的增值流程，您需要准备好主数据。您还需要能够相信您的数据将始终安全并自动更新。
不要忘记您的优先事项，也不要被新HR系统可能提供的所有令人兴奋但无关紧要的选项分心。确保系统提供良好的工具来支持您需要管理的最重要的流程。专注于本质。
除此之外，要留意未来。选择一个不仅可以应对当今挑战而且可以在未来几年为您提供支持的系统。该系统应该与您的组织一起成长，无论是在员工人数还是组织人力资源流程的发展方面。

选择人力资源系统时，请回答以下五个问题：

1. 系统如何确保最重要的HR数据始终在合适的时间提供给合适的人员？
   您的系统应该支持将分析嵌入到HR的几乎每个方面。应在系统中以可操作的格式实时收集、处理和提供数据。一个不错的选择是在仪表板中显示数据的可能性，以确保关键指标可供合适的人使用。

2. 系统是否支持围绕员工设计人力资源流程？
   公司越来越关注员工体验。在最优秀人才的激烈竞争中，仅提供高薪是不够的。组织必须从员工的角度看待他们的运营，您的人力资源系统应该支持这一点。

3. 该系统是否支持敏捷的就业文化？
   最初的雇主开始推动更大的灵活性，现在员工也期望灵活性。人们离开和返回，其他人季节性工作，一些远程工作，其他人作为承包商。所有这些都需要适当的管理。

4. 系统能和你一起成长吗？
   任何人力资源系统都应该支持您公司不断变化的需求。这就是为什么灵活的能力跟踪和建设是一个好的人力资源系统的关键特征。您想领先于技能和能力曲线——而不是落后，对吗？

5. 是否使用敏捷方法不断开发系统？
   寻找不断发展的解决方案。您希望您的HR系统能够随着环境和法规的变化以及技术的发展而随时进行调整。关键词是敏捷。如果每一个微小的适应和变化都需要大量的顾问和工程师乘坐直升机，那么看看另一种解决方案。
    

作为买家，您应该了解系统要求。但是，考虑系统供应商的特征和可信度同样重要。在选择系统供应商时，请考虑以下需求：

1.他们行事透明

您需要一个始终透明行事的供应商。您的供应商应该专门针对您的业务展示他们的解决方案在财务方面和它增加的价值方面的优势。

2.他们了解您的预算

供应商将帮助您在预算和其他限制范围内获得最有效的解决方案。如果存在权衡，您需要帮助计算哪些选择最受益。

3.他们了解您的业务

您需要一个了解您的业务、您的优先事项和您的需求的供应商。

4.他们对你的未来有战略性的理解

您希望从供应商的专业知识及其技术中受益。与能够将自己置于您的位置并展示更好的工作方式、更好的流程、新的可能性和新想法的人合作，以帮助您实现目标。

5.他们把你最好的记在心里

最重要的是，您希望与准备拒绝向您出售不合适的系统的供应商合作。没有一种系统适合所有人。
优秀的软件开发人员会根据满意的客户的推荐而茁壮成长。出售不合适的系统不符合任何人的最佳利益。如果您是买家，您应该对人力资源系统有足够的了解，以便能够评估供应商的销售声明的可信度。
供应商可以选择利用客户缺乏知识或将自己置于买方的位置。这一切都归结为信任和供应商的能力，以了解所提供的的解决方案如何，以及了解是否合适客户。
 

四、Teamface企典HR会是您的最佳选择吗？

从一开始，Teamface企典就着手开发一款软件，让HR人员的职业生活更加顺畅。我们的解决方案Teamface企典HR负责处理日常任务并支持HR专业人员利用他们的专业知识来培养同事、发展他们的职业生涯并帮助组织实现战略目标。
至关重要的是，Teamface企典HR的设计具有高度的适应性；在实施过程中，我们与您合作，将我们的解决方案与您的流程相匹配。当我们与客户坐下来规划他们的新解决方案时，我们会尽量将所有想法融合在一起。这个过程经常会促使我们的客户重新考虑他们的运营并调整他们以利用新技术提供的机会和/或因为他们意识到有更有效的工作方式。
在实施项目之后，我们的客户通常会看到对不同HR流程的满意度急剧上升。通常，他们还发现自己有数小时甚至数天的时间可以花在更有价值的任务上。

Teamface企典HR实施后会发生什么？

我们为Teamface企典HR能给您带来的快乐感到自豪。
Teamface企典HR处理的几乎每个领域的满意度都立即急剧增加。实施一年后看到了进一步的改进。
Teamface企典HR节省了数小时的时间。主管尤其受益，每周可以节省大约三个小时或每月近两个工作日来处理日常任务。对于人力资源主管而言，对处理个人数据的流程的满意度提高了26%，而对能力跟踪的正面反馈则提高了17%。

总结：下一步是什么？

现代人力资源解决方案的理由很充分——至少是因为投资回报几乎立即开始。一个问题是实施。如果这一切都发生了可怕的错误怎么办？
是的，实施有可能存在风险、成本高昂和耗时。在需要少量顾问的不太敏捷的系统中——这在遗留系统中很常见——软件实施失败的结果可能是可怕的。
一个简单的事实是，风险是可以管理的。通过了解陷阱和适当的计划，可以避免大多数问题。有了合适的合作伙伴，几乎总能克服任何不可预见的问题。成功的实施需要良好的团队合作、沟通和对客户成功的承诺。
更高效实施项目的关键：

1. 项目所有权清晰

2. 透明的目标

3. 分配必要的资源

4. 与供应商的沟通和协作。

如果您有任何疑虑或问题，我们Teamface企典随时可以与您交谈。当您准备好引入HR转型技术时，我们可以坐下来向您展示Teamface企典，使用您自己的数据可以做什么——这样您就可以初步了解它在现实工作中的运作方式。