什么是工作流？解释数字化的优点和可以引入的领域！

　　公司处理的工作有一系列的流程和程序。实际上，存在许多浪费的过程，因为这些流程通常是在没有意识到的情况下进行的。因此，这一次，我们将介绍通过工作流改进业务和工作流数字化的优势。通过将工作流程可视化和数字化，将获得诸如提高工作效率和支持远程办公等各种优点。
 

　　什么是工作流？

　　工作流是一系列与业务相关的交流和程序，但一般是指审批等与申请/审批相关的系统的、示意性的业务流程。

　　在公司，由业务负责人等提出申请，经有权决定的人确认后，进行批准/不批准。例如，假设负责采购货物的人员注意到公司出现短缺，并向他/她的老板申请新采购的货物。在这种情况下，由负责人制作审批表，经主管、管理部经理、总务人员等确认后，向供应商下单采购货物。

　　工作流的范围可以从仅在一个部门完成的简单工作流到跨越多个部门的复杂工作流。通过对这些工作流程进行模式化，您可以消除不必要的步骤并获得相应负责人的批准。

　　纸张工作流程挑战

　　在纸上创建和分发申请和批准表格时，工作效率低下的情况并不少见。在这里，我们将介绍使用纸张的工作流程的挑战。

　　传阅文件需要时间

　　纸质申请和批准往往将文件留在办公桌上，这具有停滞不前的缺点。当您赶时间时，您也可能会背负额外的负担，例如随身携带文件以获得申请以及寻找下一个老板。

　　无法分享进度

　　负责人或其他成员不得检查纸质审批。在某些情况下，文件的流通可能需要几天时间，但纸质流通的主要缺点是很难知道谁手头有文件。

　　需要存储空间

　　如果是在纸上创建文档，需要在审核通过后拼写成文件保存，所以文档越多，存储空间和安全成本就越大。另一个缺点是，如果您在库堆栈中有旧文档，则需要一些时间来检查内容。
 

　　数字化工作流程的好处

　　通过使用工作流系统将工作流数字化，您可以获得信息共享、操作效率和无纸化操作等各种优点。

　　通过提高可搜索性来提高工作效率

　　通过数字化工作流程，可以可视化谁在审批路径中检查到什么程度，因此团队可以共享进度。这将防止文档停滞。此外，通过将工作流程数字化，可以立即搜索和了解过去进行了哪些申请和批准。当您想按事项/负责人的名称搜索报价时，或者在回应审计时，它会派上用场。万一发生未知支出，您将不得不查阅过去的批准文件。即使在这种情况下，工作流程的数字化也是有效的。

　　可以降低纸张管理成本

　　内部纸张交换会产生各种存储和管理批准后文件的成本。具体而言，产生以下费用。

　　· 印刷成本

　　· 文件购买成本

　　· 仓储货架等费用

　　· 存储空间费用

　　必须管理大量文档的公司可能有很高的固定成本，例如存储文档的空间成本，以及打印和文件等小成本。

　　可以支持远程办公

　　最近，远程办公增加了在家或在卫星办公室工作的机会。通过将工作流程数字化，可以顺利地进行纸张无法完成的远程应用工作。“Teamface企典”提供专用于项目/项目类型业务的云CRM、OA、HR、PMP、SRM等，并配备了远程办公必不可少的电子申请/批准作为标准功能...... 由于Teamface企典的工作流功能与报价创建、下单、费用申请、假期获取申请等业务流程相关联，麻烦两次如“在Excel中创建报价后，再在另一个系统中申请”。得到解决。

　　内部控制可加强

　　上市公司必须在每个营业年度向总理提交经注册会计师或审计公司审计的内部控制报告。根据金融厅第十五届内部控制小组委员会“企业会计委员会（*1）”，内部控制由以下六个要素组成。

　　· 控制环境

　　· 风险评估和应对

　　· 控制活动

　　· 信息和通信

　　· 监控

　　· 与 IT 的通信

　　尤其是控制活动、信息通信、IT响应等工作流程的数字化可以解决的问题很多，因此如果想加强内部控制，重新审视工作流程是有效的。

　　Teamface企典已帮助许多成长型公司将办公数字化。我们提供了一个全方位的服务，您可以放心地使用它来应对 IT 内部控制。详情请参阅以下页面。
 

　　可以通过数字化工作流程来简化内部运营

　　作为可以通过数字化工作流程简化的内部业务，

　　· 申请/审批流程构建

　　· 合同模板等格式管理

　　· 可以提及一般事务和人事事务的申请。

　　· 申请/审批流程构建

　　在数字化工作流程时，选择一个可以根据申请内容单独设置审批路径的系统很重要。通过根据内容自由设置申请和审批的顺序和优先级、最终决策者等，我们可以处理从集团内采购商品到大型项目内部审批的广泛任务. 在大型项目中，审批路径往往比较复杂，但通过系统数字化，可以在每台PC上顺利查看进度。

　　合同模板管理等

　　在将工作流数字化时，还需要注意是否可以管理模板。如果您想使用自己的输入格式进行审批文件、升级等，如果您可以在系统上自由创建格式，您将能够顺利应对现有工作。Teamface企典允许您构建自己的申请/审批流程，并具有格式管理和变更等全方位的管理功能。

　　总务、人事申请

　　在考虑改进工作流程时，不仅要考虑审批文件的效率，还要考虑所有申请和通知的效率。需要一个可以处理不需要特殊文件的详细一般事务和人事相关应用程序的系统，例如地址更改通知、名片订购应用程序和软件使用应用程序。在Teamface企典的申请/审批流程构建功能中，在进行这些详细的申请时，如果您在表格中输入必要的信息并申请，该信息将与包括相关部门在内的审批流程共享。此功能可以管理系统上的所有信息，而无需将信息存储在纸上。

　　概括

　　回顾工作流是提高业务效率不可或缺的观点。纸质工作流具有各种缺点，例如创建它们所需的时间和精力、管理它们所需的时间和精力以及共享信息所需的时间和精力，因此希望尽可能将它们数字化。

　　通过数字化工作流程，我们可以期待提高可搜索性、响应远程办公、加强内部控制等巨大效果。在考虑工作流程的数字化时，重要的是检查构建申请/审批流程是否有自由度，格式管理功能是否满足公司的需求，然后选择适合现场的系统。 .