相信不少资深项目人都会被问到这样一个问题:“项目经理达到什么资质,能可以确保项目成功?”大部分人听后都会哭笑不得。因为在项目没有最终结束之前,不论多么资深的项目管理人都不能确保项目可以成功,他们只能根据自身丰富的项目经验以及熟用项目关键流程来极大地提高项目成功率。
项目管理系统关键流程可以帮助项目人清晰的界定项目各层级走向,方便掌控项目的发展方向,以致保证项目的发展方向与最终目标相吻合。
那么,做项目需要熟知哪些关键流程?
1、生命周期与方法生命周期是指项目从开始到结束的流程,一般会随项目、具体业务、客户要求而进行改变,所以变数较多;而方法论相对而言细节关注程度较高,一般由企业统一设定。
所以,生命周期与方法论虽同为项目纪律,用以保证项目实施进程。但生命周期多为协调项目,方法论则为固定方规,以为项目提供持续稳定的方式方法。
2、项目定义像项目提案、章程、细则、数据表、工作报告书等,这些都是项目定义的形式。而它们的共同点都在于,都是项目各方从上而下地传达他们对项目的期待。因为接下来的所有工作都要根据定义范畴进行,所以一定要对项目做出清晰的定义说明,并以书面形式传达,以供项目组以及项目各方进行参考查阅。清晰的定义描述,决定了你的项目整体控制力。
3、合同与采购管理相较于组织内人员,那些受雇于其他公司的外包人员更需要耗费时间和精力去建立稳定的外包关系。所以为了项目工期按时进行,在外包、采购等项目签订合同之前,一定要对整体流程进行多次重检。不仅如此,将项目进程规划与项目考量细节即时告知供应商,并将项目定义归纳到合同之内,明晰各方之间对项目流程的时间控制,这样才能确保项目工期如期进行。
4、项目的规划和执行以及跟踪定制有力的规划、跟踪、执行流程,是一个项目人建立项目控制的基础。一个聪明的领导往往会集众家之所长,通过成员们对项目的规划与跟踪,不仅可以汇聚团队力量,而且可以调动团队工作积极性。当项目成员视项目工作为己任的时候,项目控制就会简单得多。较之于漠不关心的团队,此时的项目管理成功几率更大。
5、变化管理对具体变化的控制管理,应该说是技术性项目最头疼的问题了。其实解决这个问题的方法很简单,只需做好项目各方面的变化管理流程即可。例如:提前定好项目流程图,并取得项目相关方的认可,后期项目如需变化必将要经过各方层层考察。这样不仅提高了变化提案的门槛,而且提醒了相关项目人员,在提案之前做足充分的考察,清晰定位变化方案以及后续所能给项目带来哪些利益,是否会对后期项目产生不良影响。
6、风险管理项目的风险管理可以帮助你找出项目在实施期间可能会出现的问题,从而提前做好应对准备。风险管理需要与项目规划同时进行,集思广益让项目成员共同参与,设想可能会出现的各种状况,从而找到解决风险问题的办法,制定出全面的应对方案,以防给项目带来不良影响,导致项目后续无法正常开展。
7、质量管理只是如期完成项目还不行,还要能保证项目严格符合质量标准,那么这个应该如何进行?这时候就有了另外一套项目结构流程——质量管理。确定质检清单、质控流程及相关要求,
并将其与你的项目规划进行整合。相较于你的临时要求,项目的质量管理流程标准会更有说服力。项目必须遵守的书面步骤、报告、评估,对团队成员是强有力的推动,让大家步调一致。
8、信息共享一个项目的成功更是离不开团队的协作,提供一个良好的沟通平台,让团队可以实现信息共享、互通有无,不仅可以增加团队凝聚力,而且可以升团队整体效率。