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疫情下如何组织管理员工远程办公？员工远程办公系统

发布人：发布时间：2020-02-20 14:24:34 原创分享

在当前形势下，各企业必须拿出有效持续运营的办法。对于大多数企业来说，因为疫情的影响，在当前，想要按照以前的方式恢复生产经营或者办公几乎没有可能。随着一些企业先后提出“员工在家办公”的要求，一时之间，弹性办公、移动办公、远程办公等等名词纷纷涌入大家的视线。在原定假期后开工的头一天，“远程办公”登上了热搜。这说明远程办公称为人们聚焦的问题，也是大多数企业不得不面对的问题。

说起来容易做起来难，让员工在家工作貌似很容易，但想要有组织、有秩序、有效率的实现远程办公确对企业的运营和管理水平以及主要人员的自觉自律提出了巨大的考验。我结合个人对企业、当前现状与远程办公的认识，进行系统化的阐述并在最后提出自己的建议。所有答案都能够在文字中找到。

远程办公不能笼统的进行，首当其冲的原因，就是企业之间差异很大。面对当前形势与远程办公的需求，企业之间的差异性体现明显，并对远程办公的组织形成基础性影响。

    不同行业、不同管理水平、不同经营模式甚至不同区域的企业，其实现有效远程办公的方式或者难度是不一样的。

1.行业差异对远程办公形成影响

对于现在的企业，一个明显的区分，就是传统劳动密集型行业与现代互联网行业。

A.劳动密集型行业：

是以劳动者集中劳动和现场多样化精细分工为基础的行业。具有两个基本的特征：

其一，现场参与度高。比如纺织厂、电子设备加工企业等。这种类型的行业企业需要员工在一线直接参与劳动，除非人工智能和机器人高度发达，否则无可替代。

其二，绩效形式与产品密切相关。这种行业的企业，无论从事怎样的岗位，即便是办公后勤和市场营销，一样与产品密切相关。

    这样的企业，想要全员远程办公是不可能的，除非是疫情需要的产品，否则生产和库存都会有局限性。在这样的情况下，要立足当前实际，必要的职能部门员工以及营销人员可以安排远程办公。比如，财务在线报税、在线工作处理，人力资源在线招聘、在线解答员工问题，营销人员展开线上销售等。他们也可以以特定网络平台为载体，进行远程办公。

B.现代互联网相关行业

现代感较强的互联网相关行业，相对来说，远程办公的可行性就要大得多。无论研发性企业、软件服务企业、资讯平台企业、电商企业、互联金融企业等，本身的行业性质决定着其以网络为主要的日常办公形式，想要实现远程办公易如反掌。

    这样的企业，甚至可以实现全员在线远程办公，对于企业的正常运营影响不大。

2.经营模式差异对远程办公形成影响

经营模式在当前形势下，反映出来的差异主要有两方面。一方面是企业的盈利模式，另一方面是企业的业务体系。

A.盈利模式差异

盈利模式既与行业相关，更与企业的实际相关。比如，以租赁费用收取为盈利来源的企业，其办公形式受到当前形势的影响要差一些；但现金流受到线下影响巨大的批发或者零售行业企业，其办公形式就会受到挑战；另外，多渠道盈利模式与单一渠道盈利模式，两者对企业及其办公也产生很大的影响。

    盈利模式不仅决定着企业的资金充裕性和运营可持续性，同时也决定着当前形势下，企业具体实行远程办公的方式或者规模。

B.业务体系差异

所谓业务体系差异，并非单指销售差异，而是基于供应链角度，对企业的产供销形成整体影响的全领域运营业务运营差异。

不同企业的业务体系是不同的，有的企业规范一些或者说变动弹性大一些，而有些企业粗糙一些或者说变动空间小一些。比如，线上线下全域营销的企业与只从事线上销售的企业不同，比如平时实行零库存管理和备用库存管理的企业不一样，比如实行应付应收及时到位的企业与深陷三角债的企业差异很大。

    这些差异，对于企业远程办公的影响有两点：其一，远程办公的人员安排；其二，远程办公的必要性。

3.管理水平的差异对远程办公的影响

不同的企业，管理的模式与水平差异很大。

基于远程办公角度，主要有两方面差异：

其一，是权责明晰性，权责明晰程度决定着员工对于自身工作的角色认知和参与程度；其二，是绩效规范性，比如目标设定、时间管理、汇报方式、结果评估以及利益分配等等，合理的方式激励员工，即便远程办公一样高效，不合理的方式打击员工，一旦远程办公很容易变成一盘散沙。

    管理的规范性决定着远程办公的具体组织方式和效率。

4.其他差异

所谓其他差异，主要指区域差异，不同区域的企业，其远程办公的条件不同。比如，一些地处偏远的企业或者员工，网络与硬件条件未必能够跟得上；相反，一些区域条件好的企业，就容易实现。

    小结：企业在行业、经营与管理上的差异，是远程办公组织的基础决定因素，决定着企业到底要不要远程办公，到底怎样实现远程办公。脱离这个实际，笼统地谈远程办公没有意义。

在谈到到底如何组织远程办公前，我们不但要对企业的具体差异有明确的了解，还需要对远程办公有所了解。只有这样才能有工作有效。

    远程办公并不只是在家里办公，到底远程办公的普及性如何，到底有什么优势或者劣势？作为组织者，要清楚了解才能够行动有效。

1.当前形势下，远程办公具有一定的普遍性，但远没有全面普及。

    任何工作都讲究条件性，具备条件可以做，不具备条件创造条件也可以做，但是连创造条件的可能都没有，也不必硬去做。

A.行业占比不同

就拿远程办公最为方便的互联网行业来说，智联招聘近期发布了一份《2020年春节企业复工情况调研报告》，报告显示，疫情期间，要求员工在家办公的互联网企业在整体行业中占比32.1%，这是远程办公占比最高的行业。而农林牧渔行业，复工后远程办公的占比只有8.5%。

B.大部分公司的远程办公是临时性安排

信息透漏，一些具有代表性的公司安排如下：

字节跳动：2月3日在家办公，2月9日之前留在当前所在地，2月10日至13日再返回工作地，然后再在工作地自己家里隔离14天后，确认没事，大概在2月25日至27日回公司上班；

腾讯：2月3日~7日在家办公，2月10日（正月十七）回公司上班；

阿里：2月3日~7日在家办公，2月10日（正月十七）回公司上班；

滴滴：2月3日~ 7日在家办公；

360：在家办公到2月10号；

新浪：2月3号~2月7号在家办公，2月10号正常上班；

同程艺龙：2月3号~2月7号在家办公，2月10号正常上班；

2.远程办公的优势

在当前情势下，因为暂时没有办法集中办公或者没有办法面对面集中办公，采用远程办公是相对理性的选择。总体上来说，远程办公有两大优势：

A.避开疫情影响，助力企业运营

大家都知道，疫情对当前企业的正常经营产生了或多或少的影响。尤其是原来的办公形式受到最为严峻的挑战，在这种情况下，利用智能技术和网络的优势，无疑是较为理性的选择。

    既能够响应国家号召，合理合法地工作，又可以利用网络技术尽量将工作往前推进。这是互联网普及的今天，远程办公可行和优越性的体现。

B.满足企业与员工当前形势下的个体需求

一方面是时代特征的影响，另一方面是当前情势的要求，远程办公一定程度上满足了企业或者员工的个性化需求。

对于员工的满足感：

首先是更好的平衡家庭与工作的矛盾，减少通勤时间。原来固定时间上班下班，个人的主要时间都耗费在工作场所，顾不上家庭。现在在家远程办公，可以在与亲人更好互动的同时，满足工作的要求。

办公氛围更为轻松，避免面对面冲突与现场压力。相信很多职场人都有类似的经历，不愿意面对一切有矛盾的同事或者不愿意面对领导，在工作现场总觉得不自在，容易产生疲劳感。远程办公则避开了这些压抑因素，使得个人处在更为轻松的环境当中。

对于企业的满足感：

减少管理与沟通时间，将主要的精力用在工作上。在现场办公的时候，大家在沟通、协调、管理等方面要耗费大量的时间和成本，但是采用远程办公的方式，工作的规则就变得简单：对工作有用的就说，没有的不用说，不管个人的内心感想如何，一切聚焦于工作与结果。

管理方式简单明了。采用远程办公的方式，在员工考勤、工作结果呈现等方面都是一目了然，一切都以数据为基础，一切都不用过多的解释，也不用繁杂的制度约束。一定程度上促进了企业办公的效率。

3.远程办公的不足之处

远程办公在当下有其相对优势，但是也尤其不足之处。主要有三个基本的方面。

A.软件平台支持力度欠缺

一说到软件平台，大家就会想到企典、企业微信等。在远程办公方面，我们国家有不少软件支持。但是软件本身还是有些不足。

2020年2月3日，A股春节后第一个交易日，A股“云办公”概念逆市飘红，纷纷出现上涨或涨停的情况。不过尴尬的是，企典、企业微信等在线办公App却在远程办公第一天集体出现问题。不少网友反映，企业微信和企典出现Bug。有网友表示“一小时进不去”，也有网友称，“不断有人掉出会议进不来，重新建立完全死机。”“全国远程开工的第一天，企业微信的音频群聊，炸了… ”

    尽管企典和企业微信随后恢复了系统，并回应，系统问题是由于用户数量庞大，造成的网络限流和拥堵。但无法掩盖“体验不佳，工作效率受到了影响”的结果。可见，在当前情况下，远程办公产品的硬件发展还不足以支撑庞大的企业和员工用户群体。

B.员工自律性欠缺

远程办公是一种分散式办公方式，其基本前提是要求大家自觉自律。现实情况下，真正能够自律并专注工作的员工还是少数。我个人就有很实际的体验，有时候一边看着文件，一边问着炒菜的香味，一只眼睛盯着电脑，还有一只眼睛看着蹦来蹦去的孩子。

    想要如同办公场所那样集中精力真的很难，不是哪位员工有问题，而是环境的突然切换使得大家还不能够真正的适应或者掌控这种节奏。

C.不少企业管理水平受限

相当数量的企业习惯于现场管理，还有不少企业平时的决策与工作安排缺少计划性，而且职责分工也不明确。这个时候，一下子切换到远程办公，就需要重新梳理工作的目标与安排，改变以往的管理习惯与工作控制。一些企业做的较好，但还有一些企业却有心无力。最多多打几个电话或者要求传送几个文件了事。

    企业的运营与管理规范性与系统性是建立有效远程办公的前提。

    小结：从当前的实际情况来看，企业采用远程办公大多还只是临时性举措。这就决定了远程办公的多样性和随机性。另外，想要开展远程办公，在看到其优势的同时，也要明白其不足之处。结合企业和员工的实际，才能有效安排。

在了解了企业的不同之处与远程办公的当前现状之后，我们来看一下，应该如何组织远程办公。

    远程办公需要工具的支撑，也需要一定的管理参与，结合各自实际进行选择。

1.远程办公工具的选择

远程办公工具的选择包括两部分。

A.平台选择

国内最常用的远程办公有两种类型。

一种是一些实力企业自己研发的远程办公平台，他们自产自用，无需考虑社会上的软件。

另一种，则是社会上普遍适用的办公平台，如阿里的企典、腾讯的企业微信等。这里，我不做个人推荐，不同使用者自己选择。

    需要指出的是，不同远程办公的软件平台，其操作规则和功能略有差异，需要使用者认真了解。

B.网络调试

所谓的网络调试包括两个基本的方面。一方面，是指管理员基于目标网络平台运行的模拟测试，要保障大家能够顺畅使用才行；另一方面，就是在家的员工要保证自己的网络畅通，以防出现断网现象。

    作为管理者或者组织者，需要明确员工的网络通常情况，以及软件平台顺畅运行下应该提前做好的技术工作。

2.远程办公的管理准备

要想做好远程办公，需要在管理上作三方面准备：

A.要有总体规划

总体规划包括远程办公的时间节点，远程办公主要的参与者、处理事项，远程办公的整体工作计划安排与具体权责落实等。

    没有一个基础的规划，对远程办公的有效开展是不利的。

B.基本的办公规则

办公规则包括集体作息时间、沟通与操作方式和办公纪律要求等。这是能够有效开展远程办公的保障。

C.基本的绩效要求

主要包括总体目标、具体责任与工作目标的设定与落实，整体工作计划与个人工作计划的落实与跟进，目标与计划执行的监督与评估，以及与之相关的考核与利益分配等。

    在总体规划的框架下，做好管理规则与绩效的明确要求，才能够保障员工能够有效的远程办公，才能够保障整个组织在远程办公的条件下达成目标。

3.具体办公方式的选择

所谓具体办公的方式，是站在整体角度来说的。企业不同，采用的具体办公方式也不同。

因为办公工具包括计算机、电话、邮件、网络、音频或者视频等，不同企业有不同的选择，要实事求是，切勿随便模仿。

    就办公的方式来说有两个基本的类型，一个是统一在线办公，以软件平台和网络为载体，大家在统一时间全部上线，集中在线上进行工作推进；另一个，则是各自在线办公，无需强制大家统一在线，只要在约定的时间内各自把工作做好，然后按照规则沟通或者上报就好了，个人根据自己的实际情况安排自己的时间与进度。

小结：当前情况下，组织员工远程办公的主要考验就是办公方式的合理性和管理规则的有效性。组织者必须有规划、有计划、有管理的基本要求，有绩效的基本约定，同时还要灵活处理远程办公的方式问题。

总体上来说，当前进行远程办公是好事。对于远程办公的组织要有序进行。除此之外，个人还提出一些基本的额外建议。

    办公是企业运营的核心，这是实打实的事情，不是玩笑也玩笑不得。

1.个人对于企业的额外建议：

实事求是，就是要符合企业的行业特征、符合企业的经营与管理实际，一方面判断远程办公的必要性，不一定非要远程办公；另一方面，如果远程办公的话，要结合自己企业的人才、运营目标和市场等实际情况做出简约有效的规划。

2.个人对于员工的额外建议：

要加强工作的自律性。因为办公环境和条件的改变，可能让一些员工松懈下来，甚至三心二意，这对于自己是不利的，要在公司的统一要求下，加强自我约束和要求，专注于工作。

要协调好家庭关系。因为自己就在亲人身边，家人可能关注甚至参与你的办公，或者针对你的远程办公有不同的意见和观点。这个时候，就需要个人做好他们的工作，争取他们最大程度的配合与支持。

总结：对于大多数企业来说，当前选择远程办公是迫不得已的临时性措施。但即使这样，也是一种有阶段性重要影响的组织工作形势。不做则已，做就要做好，这需要结合公司实际合理规划、有效组织和管理。

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