一、什么是人力资源信息(HR)系统？
人力资源信息系统(HR)使各种规模的组织能够简单有效地管理人员、政策和程序。HR是独立的或基于SaaS或PaaS的软件，旨在支持广泛的人力资源部门。从应用程序管理到新员工培训、工资单、绩效管理和会计，HR部门的任务非常多样化。尤其是数据输入、管理、分析等与人力资源信息相关的功能。
人力资源信息(HR)与人力资源管理(HRMS)与人力资本管理（HCM）尽管HR经常与HRMS互换使用，但有一个重要的区别。HRMS包括一个用于监控和管理定性信息的模块，例如员工满意度和敬业度。另一方面，HCM包括定量（员工如何执行什么、多长时间、在哪个角色以及如何）和定性（在角色和组织内如何参与和激励）绩效和敬业度。
每个HR解决方案提供的功能不同，但普遍支持的功能如下。
1、员工信息管理：基本上是从姓名、职位、地址、工资等数据入手。它还包括工资单和职位历史、报告结构、绩效评估历史和其他重要的员工信息。
2.公司文件：这包括员工手册、紧急疏散程序和安全说明等项目。
3.招聘及应聘管理：包括应聘者信息、拟录用职位、面试、薪资、职位描述等。支持与其他招聘软件的集成，使招聘人员可以快速轻松地查看应聘者信息。
4、福利管理及其他登记：包括变更登记状态、更新个人信息进行福利管理。在更高版本的解决方案中，员工可以查看个人信息，例如休假历史和收款人。
5.缺勤管理：在一些解决方案中，该功能包含在工资管理功能中。在某些情况下，它们是分开的。缺勤管理包括假期和病假，以及家庭和病假以及相关的休假福利。
6.工资和工资管理：HR的一个组成部分。包括工资单历史、薪水、晋升、奖金、税务信息以及其他财务和薪酬功能。它可以与其他财务软件和会计系统集成使用。
7.培训和绩效管理：在记录员工培训、学习和个人发展计划的同时跟踪绩效的功能。通过这个，管理者可以检查员工所扮演的角色以及他们的表现的意义。也可以识别具有高增长潜力的人才。另一方面，它也有助于判断表现不佳的人，例如被降职或停职的人。这甚至可以在退休后使用。如果另一家公司询问离职员工的情况，人力资源部门可以提供就业适合性数据。对于需要特定认证和许可证的企业来说必不可少。
大多数HR都提供自助服务功能，以简化HR职能并减轻管理负担。例如，通过薪酬管理、缺勤管理等特定模块，员工可以对自己的信息进行管理和编辑。您还可以申请休假或更改您的直接存款信息。
管理者可以使用绩效管理模块输入反馈、评估结果和绩效。HR分析和报告通常也是自助服务的。员工、经理、招聘人员、高管等都可以访问基于HR数据构建的报告。
三、HR系统的优势
有效的HR提供了跟踪和分析有关申请人、在职人员和退休人员的数据所需的所有信息，从最初的申请到任期、退休或退休。它是员工、经理和招聘人员在需要时查找信息的一站式系统。
同样，HR允许企业更准确地预测和预算与人力资源相关的成本。这提高了企业的决策效率。换句话说，它可以轻松查找和分析所有可用的人力资源相关数据，帮助公司做出关于招聘、解雇、薪水、晋升、员工人数以及流失率和保留率的决策。HR将提高与人力资源相关的决策效率。提高决策质量可以提高员工和管理人员的生产力，同时减轻行政负担。
HR还以数字方式保护信息，增强隐私和安全性。这些易于访问但难以保护，并且比书面记录或电子表格安全得多，后者特别容易受到自然灾害和火灾的影响。此外，它还可以通过存储美国平等就业机会信息等监管数据来确保合规性。
它还具有将您从简单的重复性人力资源任务中解放出来的优势。HR使人力资源经理可以专注于更高级的人力资源相关任务，例如面试和员工发展，而无需执行数据输入等繁琐的任务。
此外，消除了对人力资源部门的重复询问和要求。这是因为HR在一个地方提供公司信息、公告、相关链接、政策、程序等。内部成员将能够自己找到他们需要的信息。例如，员工可能需要申请休假、更改储蓄账户或填写纳税申报表。该过程以前必须手动处理，现在实现了自动化，大大减少了文书工作，提高了工作效率。
最后，管理人员可以轻松访问计划、发展和支持绩效成就所需的信息。这有助于吸引、激励和留住员工，并制定业务增长和创新计划。
