企业管理电子文件并将其文档数字化的原因有很多。创建一个组织和共享信息的结构是一个好处;减少纸张、创建审计跟踪、确保合规性以及促进内部和外部协作也是如此。

　　客户文档管理系统帮助公司以电子方式数字化、存储、管理和跟踪文档、数据对象和图像。无论是称为系统、软件还是解决方案，客户档案管理产品都具有各种功能和价格标签。Teamface企典提出了一些跨类别的最佳选择，以帮助您理清可能令人困惑的一系列选项。

　　一些系统专注于启用存储、搜索、安全并包括一些文档修订和共享功能。其他的扩展到 档案管理消停之外，为工作流创建、任务管理、协作、自动规则等一系列功能提供了大量插件。

　　另一个需要考虑的问题是：我要将文件存储在哪里?DMS 分为三种类型：云、内部部署和混合。

　　云：通过此服务，您的文档位于供应商的云中 - 随时随地通过互联网进行移动访问。存储可能受合同限制(尽管大多数服务提供各种存储级别和相关定价)，但它通常是一种经济实惠的选择，包括系统管理和更新，并将文件备份到云。

　　本地：此选项允许进行更多自定义，因为 DMS 位于您的服务器上，并且您不仅限于合同级别的存储。但是前期成本可能令人生畏，IT 维护可能需要额外费用，而且您需要实施备份协议，以防服务器出现故障。

　　混合：内部部署和云的这种组合可以让您灵活地将云用于某些文档类型，同时避免迁移不需要移动访问的旧内容。

　　在查看 DMS 选项时，需要考虑的关键因素是：

　　安全性：一方面是您控制访问和设置系统内文档和文件的权限的能力。评估如何在内部和外部安全地共享这些文件很重要。另一方面是保护存储数据的安全级别。如果您正在寻找云解决方案，请确保供应商对其数据中心的安全性足以保护您的数据并符合您所在行业的任何法规。

　　协作：您需要进行多少内部和外部协作?虽然版本控制、编辑和电子签名可能是相当标准的 DMS 功能，但一些系统包括工作流、共同创作、任务管理、警报、消息传递等。

　　用户友好性：您希望尽可能接近 100% 的系统采用率。确保工具和界面易于使用且直观，以便您的团队可以轻松使用。

　　移动性：如果优先考虑移动访问，请找到与所有设备兼容的系统。考虑一个具有复制桌面体验的应用程序的应用程序。

　　集成：我们审查的 DMS 产品具有广泛的集成能力。了解您需要 DMS 与哪些系统进行集成。(例如需要与 CRM、内容管理系统或会计软件连接，这可能会影响您的供应商决策.)

　　支持：与任何供应商服务一样，请确保您了解如何提供支持。我们审查的大多数供应商都有多种支持选项，包括电子邮件、在线聊天和电话——尽管有时时间有限。有些仅通过票务系统提供支持。选择适合您需要的支持级别和类型的一项。

　　价格： DMS 价格因供应商和服务而异。如前所述，内部部署 DMS 有大量的前期成本。但是，对于云服务，您可能需要支付按用户/月或存储容量确定的月费或年费，而附加功能可能会增加成本。因此，请考虑您的持续成本以及如果您的需求增加将会发生的任何增加。